Phần mềm quản trị nhân sự là một trong những công cụ đắc lực được nhiều doanh nghiệp sử dụng ngày nay để giúp cho doanh nghiệp quản lý nhân viên một cách hiệu quả, đạt tăng trưởng cao. Vậy phần mềm nhân sự là gì? Sử dụng phần mềm nhân sự có những lợi ích gì? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!
Phần mềm quản trị nhân sự là gì?
Phần mềm quản trị nhân sự là một loại phần mềm được sử dụng để quản lý thông tin nhân sự của một công ty hoặc tổ chức. Nó cho phép quản lý thông tin về nhân viên, bao gồm thông tin cá nhân, hồ sơ học vấn và kinh nghiệm làm việc, lương và phúc lợi, chấm công và nghỉ phép, đào tạo và phát triển nghề nghiệp, và các thông tin khác liên quan đến nhân viên.
Phần mềm quản trị nhân sự cũng có thể giúp quản lý các quy trình và chính sách liên quan đến nhân sự, bao gồm quản lý nhân viên mới, đánh giá hiệu suất, và quản lý tài liệu liên quan đến nhân sự. Các phần mềm quản trị nhân sự thường được tích hợp với các tính năng và công cụ quản lý khác như tài chính, sản xuất và kinh doanh để tạo ra một hệ thống quản lý toàn diện cho tổ chức.
Phần mềm quản trị nhân sự là một công cụ hữu ích cho các doanh nghiệp
Tìm hiểu chi tiết về phần mềm quản trị nhân sự
Phần mềm quản trị nhân sự là ứng dụng công nghệ giúp nhà quản trị doanh nghiệp có thể quản lý thông tin và nhiệm vụ liên quan đến nhân sự. Đây là công cụ giúp tự động hoá các thao tác thủ công và lưu trữ thông tin một cách có trật tự. Phần mềm này được thiết kế giúp nhà quản lý và nhân viên tối ưu nhiệm vụ được giao tại doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý nhân sự đem lại hiệu quả cao khi được tích hợp được các tính năng hỗ trợ tuyển dụng, hội nhập nhân viên mới, quản lý thời gian, quản lý nhân sự, quản trị nguồn nhân lực và tính toán lương thưởng.
3 thành tố chính cấu tạo nên phần mềm này bao gồm: Phần mềm nhân sự lõi, quản lý lực lượng lao động và chiến lược phát triển nguồn nhân lực trong công ty.
- Phần mềm nhân sự lõi hoạt động với ba chức năng chính đó là quản lý thông tin nhân sự; quản lý phúc lợi nhân viên và quản lý tiền lương.
- Quản lý lực lượng lao động chính là cách thức để doanh nghiệp tiến hành sắp xếp cũng như theo dõi hiệu quả làm việc của cán bộ nhân viên, phù hợp với những doanh nghiệp áp dụng làm việc theo ca, bao gồm cả chấm công, theo dõi thời gian làm việc, giám sát quy trình…
- Chiến lược phát triển nguồn nhân lực là công cụ giúp công ty phát triển thông qua việc thu hút và phát triển nhân tài. Đây là loại phần mềm giúp các doanh nghiệp hợp lý hóa những quy trình quản lý nhân lực, giúp các doanh nghiệp chắc chắn rằng đơn vị đang sử dụng nhân viên một cách hiệu quả.
Phần mềm quản trị nhân sự là ứng dụng công nghệ giúp nhà quản trị doanh nghiệp có thể quản lý thông tin và nhiệm vụ liên quan đến nhân sự
Các tính năng chính của phần mềm quản trị nhân sự
Các tính năng chính của phần mềm quản trị nhân sự bao gồm:
- Quản lý thông tin nhân viên: Lưu trữ các thông tin cơ bản của nhân viên như tên, địa chỉ, số điện thoại, email, quê quán, vị trí công việc, kinh nghiệm làm việc,…
- Quản lý hồ sơ nhân viên: Lưu trữ các giấy tờ, tài liệu, bằng cấp, kỹ năng, chứng chỉ, lịch sử làm việc của nhân viên.
- Quản lý tiền lương: Tính toán và quản lý các khoản lương của nhân viên, tính thuế, phí bảo hiểm, hỗ trợ quản lý các khoản tiền lương, bảo hiểm, thuế,… một cách hiệu quả.
- Quản lý kế hoạch đào tạo: Quản lý và theo dõi kế hoạch đào tạo của nhân viên để nâng cao năng lực, kỹ năng và chuyên môn của họ.
- Quản lý phúc lợi: Quản lý các khoản phúc lợi và chính sách của công ty như bảo hiểm y tế, bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm xã hội, giảm giá sản phẩm,…
- Đánh giá nhân viên: Đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên, đưa ra những đánh giá và đề xuất để nâng cao chất lượng công việc của họ.
- Chấm công: Theo dõi và quản lý chấm công của nhân viên để tính toán tiền lương và nghỉ phép.
- Quản lý tuyển dụng: Theo dõi ứng viên, yêu cầu công việc, thông tin nghề nghiệp, bảng công việc, sàng lọc và kiểm tra lý lịch, cơ sở dữ liệu ứng viên, quản lý phỏng vấn…
Phần mềm quản trị nhân sự giúp cho việc quản lý nhân sự của một tổ chức trở nên dễ dàng hơn và tiết kiệm được thời gian và công sức cho các bộ phận nhân sự và quản lý. Bên cạnh đó, phần mềm này cũng giúp nâng cao chất lượng làm việc.
Các tính năng chính của phần mềm quản trị nhân sự
3 lý do nên sử dụng phần mềm quản trị nhân sự
Ngày nay, rất nhiều các doanh nghiệp đã và đang sử dụng phần mềm quản lý nhân sự (phần mềm HR) để thay thế cho những phương thức quản lý nhân sự truyền thống. Phần mềm quản trị nhân sự này sẽ giúp tối ưu hóa và đơn giản hóa các quá trình quản lý nhân viên bằng các giải pháp đổi mới không ngừng. Bằng cách sử dụng giải pháp phần mềm nhân sự phù hợp, các doanh nghiệp có thể quản lý nhân viên một cách hiệu quả, tạo ra sự công bằng, góp phần tăng năng suất công việc, đồng thời cũng có thể giữ chân những nhân viên có năng lực thật sự.
Những lý do nên sử dụng phần mềm quản lý nhân sự như sau:
Tăng hiệu quả quản lý nhân sự
Phần mềm quản trị nhân sự sẽ giúp cho các doanh nghiệp lưu trữ hồ sơ của toàn bộ nhân viên một cách tự động và hiệu quả bao gồm: các thông tin cá nhân, quá trình công tác, trình độ chuyên môn đến quá trình khen thưởng, kỷ luật… Ngoài ra, việc sử dụng phần mềm còn giúp quản lý theo dõi được chặt chẽ về thời gian làm việc của nhân viên, chấm công và tính lương một cách chính xác.
Bên cạnh đó, trong quá trình tuyển dụng, phần mềm quản lý nhân sự cũng sẽ giúp doanh nghiệp quản lý được các khâu từ lập kế hoạch, đăng tuyển, tiếp nhận hồ sơ ứng viên đến khi kết thúc phỏng vấn, thi tuyển.
Đây cũng là phần mềm vô cùng đắc lực trong việc hỗ trợ cho quản lý, sàng lọc, hay đánh giá ứng viên hiệu quả. Thông qua đó, bộ phận nhân sự cũng có thể theo dõi ứng viên dễ dàng, hoạch định kế hoạch để đào tạo nhân viên để nâng cao chất lượng nhân viên trong toàn doanh nghiệp.
Giảm thiểu tình trạng sai sót và mất mát thông tin
Sử dụng phần mềm quản trị nhân sự giúp giảm thiểu tình trạng sai sót trong việc quản lý nhân sự, từ đó đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin. Hơn nữa, phần mềm quản trị nhân sự cũng giúp đảm bảo tính bảo mật thông tin, giảm thiểu tình trạng mất mát thông tin nhân viên.
Tiết kiệm thời gian và tăng năng suất làm việc
Phần mềm quản trị nhân sự giúp tiết kiệm thời gian cho nhân viên phòng nhân sự, bằng cách tự động hóa các tác vụ quản lý nhân sự. Điều này giúp tăng năng suất làm việc của nhân viên, từ đó giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả kinh doanh cao hơn.
Các lợi ích của phần mềm quản trị nhân sự
Ngoài những lợi ích đã nêu ra ở trên, phần mềm quản trị nhân sự còn mang lại một số lợi ích khác như:
Quản lý hồ sơ nhân viên dễ dàng và hiệu quả hơn
Phần mềm quản trị nhân sự giúp cho việc quản lý hồ sơ nhân viên trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Hệ thống cho phép lưu trữ và quản lý thông tin liên quan đến nhân viên như hồ sơ cá nhân, quá trình làm việc, kỹ năng, năng lực, bảo hiểm, chế độ đãi ngộ… Các thông tin này được tổ chức và lưu trữ một cách logic, cho phép quản lý dễ dàng tìm kiếm, cập nhật và theo dõi các thay đổi trong hồ sơ của nhân viên. Ngoài ra, phần mềm cũng giúp cho việc tạo và quản lý hợp đồng lao động trở nên thuận tiện hơn.
Quản lý lương và các khoản phúc lợi cho nhân viên
Phần mềm quản trị nhân sự cũng giúp cho việc quản lý lương và các khoản phúc lợi cho nhân viên trở nên đơn giản hơn. Hệ thống cho phép tính toán và quản lý các khoản lương, phụ cấp, trợ cấp, tiền thưởng… cho từng nhân viên một cách tự động, tránh sai sót do tính toán bằng tay. Ngoài ra, phần mềm cũng cho phép quản lý các chế độ phúc lợi cho nhân viên như bảo hiểm, du lịch, chăm sóc sức khỏe…
Theo dõi hoạt động và đào tạo nhân viên
Phần mềm quản trị nhân sự cho phép theo dõi và quản lý các hoạt động của nhân viên trên cơ sở dữ liệu. Quản lý có thể xem và đánh giá năng suất làm việc của từng nhân viên, đánh giá chất lượng công việc và đưa ra các giải pháp cải tiến tốt hơn. Ngoài ra, phần mềm cũng cho phép quản lý theo dõi các khóa đào tạo của nhân viên, đánh giá chất lượng đào tạo, năng lực và kỹ năng của nhân viên, từ đó có thể đưa ra kế hoạch phát triển năng lực cho nhân viên.
Phân tích dữ liệu để đưa ra quyết định
Phần mềm quản trị nhân sự còn giúp doanh nghiệp phân tích và xử lý dữ liệu liên quan đến nhân sự để đưa ra quyết định. Các công cụ phân tích dữ liệu có thể được tích hợp trong phần mềm nhân sự để đánh giá các chỉ số như tỷ lệ nghỉ việc, hiệu quả làm việc của nhân viên, chi phí nhân sự, v.v.
Các báo cáo phân tích dữ liệu giúp cho các quyết định liên quan đến nhân sự trở nên chính xác và đúng đắn hơn. Ví dụ, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm quản trị nhân sự để xác định lương trung bình của các vị trí công việc trong công ty và so sánh với mức lương trung bình của ngành hoặc khu vực để đưa ra quyết định về lương.
Đồng thời, phần mềm quản trị nhân sự cũng giúp doanh nghiệp phân tích các thói quen và hành vi của nhân viên để tối ưu hóa hiệu quả làm việc. Ví dụ, phần mềm quản trị nhân sự có thể phân tích thời gian làm việc của nhân viên để đưa ra lịch làm việc phù hợp, từ đó tăng năng suất làm việc của nhân viên.
Các lợi ích của phần mềm quản trị nhân sự
Các tính năng cần có của phần mềm quản trị nhân sự
Các tính năng cần có của phần mềm quản trị nhân sự như:
Quản lý thông tin nhân viên và hồ sơ nhân viên
- Cơ sở dữ liệu nhân viên
- Thông tin công việc
- Dữ liệu hiện tại và quá khứ
- Trạng thái làm việc (toàn thời gian/bán thời gian
- Nhân viên đang làm việc
Quản lý chấm công và lương
- Theo dõi lương
- Tiền thưởng
- Tính toán tiền lương
- Khấu trừ thuế
- Khai thuế
- Gửi tiền trực tiếp
- Báo cáo
Quản lý bảo hiểm và các khoản phúc lợi cho nhân viên
- Thông tin bảo hiểm
- Thông tin tuyển dụng
- Quản lý sự kiện cuộc sống
- Chương trình chăm sóc sức khỏe
- Dữ liệu nhà cung cấp
Quản lý đào tạo và phát triển nhân viên
- Quản lý chứng chỉ
- Quản lý đào tạo trực tuyến
- Công cụ đánh giá
- Quản lý nội dung đào tạo
- Quản lý giảng viên
- Quản lý học viên
